Совет недели (2014-05-2): Добавляем подписи для учетных записей Outlook

В наше время все пользуются электронной почтой, в особенности для выполнения своих трудовых обязанностей. Можно даже с полной уверенностью сказать, что у части пользователей именно почтовый клиент является самым востребованным и самым используемым приложением.

Предположим, что вы уже развернули своим пользователям почтовые клиенты, настроили их, предопределили для Outlook значения некоторых параметров (об этом речь шла в этой и этой статьях), и все вроде бы хорошо, но чего-то еще не хватает. А не хватает у пользователей подписей, добавлять которые одни банально забывают, а другие даже не знают, где можно это сделать. В этой статье я вам расскажу о том, каким образом можно добавить для учетной записи Microsoft Outlook 2013 подпись. Итак,

Где визуально добавляются и где хранятся подписи учетных записей?

Многие пользователи практически входят в состояние ступора при первой попытке добавить к своей учетной записи подпись. Почему так? Дело в том, что изначально они пытаются найти интересующие их настройки в диалоговых окнах параметров приложений. Я уже не единожды наблюдал, как пользователи в первую очередь переходят к диалоговому окну «Параметры Outlook» (Outlook Options), где, естественно, требуемых настроек не находят. После этого поиск продолжается в диалоговом окне «Настройка учетных записей» (Account Settings), но и там пользователя ждет неудача. А на самом деле, чтобы изменить свою подпись, всего-то нужно:

  1. На вкладке «Главная» (Home) ленты почтового клиента создать новое письмо, щелкнув по кнопку «Создать сообщение» (New E-mail);
  2. В диалоговом окне создаваемого сообщения, находясь на вкладке «Сообщение» (Message) из группы «Включение» (Include), нажать на кнопку «Подпись» (Signature), а затем выбрать «Подписи» (Signatures);
  3. После этого, находясь в диалоговом окне «Подписи и бланки» (Signatures and Stationary), можно создать такую подпись, которая вам подходит, включая требуемые настройки шрифта, выравнивание, встроенные ссылки или изображения, как показано на следующей иллюстрации:

    Создание подписи из Outlook 2013

    Рис. 1. Создание подписи из Outlook 2013

Подпись создана, но теперь нужно еще узнать, где она размещается физически. Тут все просто. Достаточно только знать имя вашей подписи, и при помощи стандартного проводника Windows и встроенного механизма поиска вы сможете обнаружить, что все подписи находятся в папке %UserProfile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures.

Централизованное создание подписей

Для централизованного управления какими-либо параметрами операционной системы или приложений (а Microsoft Office и подавно) мы используем функциональные возможности групповой политики. Прежде всего, для поиска требуемого параметра политики мы обращаемся к административным шаблонам, а в случае с продуктами Microsoft Office – к загружаемым административным шаблонам Microsoft Office, которые находятся в свободном доступе в центре загрузок Microsoft.

После того как требуемые административные шаблоны будут загружены и импортированы в центральное хранилище, выполняется поиск интересующего нас параметра политики. Из всех доступных в узле «Microsoft Outlook 2013» параметров политики единственный параметр, который имеет хоть какое-то отношение к подписям, – это параметр «Запретить подписи для сообщений электронной почты» (Do not allow signatures for e-mail messages) из узла Параметры Outlook\Сообщение (Outlook Options\Mail Format). Этот параметр политики запрещает пользователям создавать для своих учетных записей подписи. Поэтому, если вы планируете у себя использовать, а тем более централизованно развертывать для своих пользователей подписи, обязательно убедитесь в том, что этот параметр у вас не включен. Диалоговое окно такого параметра политики вы можете увидеть ниже:

Параметр политики, запрещающий создание подписей

Рис. 2. Параметр политики, запрещающий создание подписей

Так как теперь понятно, что данную задачу невозможно реализовать средствами административных шаблонов, остается пробовать добавить учетным записям пользователей подписи средствами предпочтений групповой политики.

Сразу хочу отметить, что данный (первый) метод централизованного распространения подписей не предусматривает создание уникальных подписей для каждого пользователя. Поэтому сейчас будет рассматриваться установка «общих» подписей (исключительно в качестве примера подставляться будет моя личная подпись). Что для этого нужно сделать? В первую очередь в требуемое расположение будут скопированы подготовленные заранее файлы самой подписи, а затем при помощи элементов предпочтения реестра в системном реестре будут изменены значения двух параметров. Итак, попробуем выполнить следующие действия:

  1. Как и в большинстве примеров из моих статей, в оснастке «Управление групповой политикой» (Group Policy Management) создается новый объект групповой политики «MS Outlook Signatures», который будет связан со всем доменом. После этого для созданного объекта вызывается редактор управления групповыми политиками;
  2. В отобразившейся оснастке следует перейти к узлу Конфигурация пользователя\Настройка\Конфигурация Windows\Файлы (User Configuration\Preferences\Windows Settings\Files), где создается первый элемент предпочтения. В созданном элементе предпочтения в качестве исходного файла указывается путь к первому файлу вашей подписи, а в качестве конечного файла — %AppData%\Microsoft\Signatures\ИМЯ_ФАЙЛА. В моем примере исходный файл находится в папке «NewFolder» в системном разделе, но в реальной среде, естественно, есть смысл хранить такие файлы в общедоступной папке. Диалоговое окно данного элемента предпочтения будет выглядеть следующим образом:

    Создание первого элемента предпочтения файла

    Рис. 3. Создание первого элемента предпочтения файла

  3. Далее нужно по аналогии создать элементы предпочтения для каждого копируемого файла;
  4. Теперь следует изменить параметры системного реестра. Для этого нужно перейти к узлу Конфигурация пользователя\Настройка\Конфигурация Windows\Реестр (User Configuration\Preferences\Windows Settings\Registry) и создать элемент семейства «Signatures», в котором будет создан первый элемент предпочтения реестра;
  5. В диалоговом окне первого создаваемого элемента реестра следует указать куст HKEY_CURRENT_USER, а затем при помощи браузера элементов реестра перейти к разделу HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings, где 15.0 – это номер версии самого продукта (в случае с офисом 2007 – версия 12.0, для 2010 офиса – 14.0, а как в моем примере, для Microsoft Office 2013 указывается версия 15.0). После этого в текстовом поле «Имя параметра» (Value name) следует указать имя «NewSignature». Тип этого параметра должен быть REG_EXPAND_SZ, поэтому из раскрывающегося списка «Тип параметра» (Value type) следует выбрать одноименный тип. Далее в текстовом поле значения параметра указывается имя подписи. В моем случае это будет имя «Signature 01», как показано ниже:

    Создание элемента предпочтения реестра

    Рис. 4. Создание элемента предпочтения реестра

  6. По аналогии создается параметр реестра ReplySignature для подписи в ответах и пересылках;
  7. После того как все параметры будут созданы и настроены, можно закрывать редактор управления групповыми политиками и обновлять параметры политики на конечном клиенте.

Попробуем проверить, получилось ли добавить подпись. Как видно на следующей иллюстрации, при создании нового письма у нас не только сразу видна подпись, мы еще и заблокировали пользователю возможность ее изменить:

Результат применения параметра групповой политики

Рис. 5. Результат применения параметра групповой политики

Все бы хорошо: подпись скопировалась, подставилась куда нужно, да еще и изменять ее невозможно. Но все равно что-то не так. У нас не фабрика клонов, где у всех сотрудников одинаковые имена. Было бы отлично, если бы мы еще могли создавать уникальные подписи для каждого сотрудника. Именно поэтому мы воспользуемся возможностями Windows PowerShell, но об этом я расскажу в следующей небольшой пятничной заметке Улыбка

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 7.0/10 (3 votes cast)
Совет недели (2014-05-2): Добавляем подписи для учетных записей Outlook, 7.0 out of 10 based on 3 ratings

5 комментариев

  1. HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings

    не смог найти 🙁

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *