Централизованное развертывание настроек Microsoft Outlook средствами групповой политики. Часть 4

В предыдущих статьях этого небольшого цикла вы уже узнали о многих настройках, которые так или иначе позволяют кастомизировать настройки почтового клиента Microsoft Outlook. Среди таких настроек можно отметить всевозможные параметры поиска, настройки функции Outlook Social Connector, а также параметры фильтра нежелательной почты. Но, несмотря на это, осталось еще множество интересных параметров, настраиваемых при помощи загружаемых административных шаблонов групповой политики, предназначением которых мне хотелось бы с вами поделиться.

К одной из категории таких настроек можно отнести параметры, которые имеют отношение к кастомизации почтовых сообщений. Эти настройки очень важны, так как именно благодаря им можно настроить отображение почтовой корреспонденции для конечного пользователя. В этой статье вы узнаете о том, какие параметры из этой категории настроек вы можете настроить при помощи административных шаблонов групповой политики и, естественно, насколько они будут полезны. Итак…

Настройка сообщений электронной почты

Основная задача любого почтового клиента представляет собой возможность получения, отображения, написания, отправки и хранения почтовой корреспонденции. Следовательно, основное время работы с почтовым клиентом будет связано именно с этими задачами. Пользователю крайне важно, чтобы внешний вид его почтового клиента всегда был без изменений, и чтобы почтовый клиент был настроен оптимальным образом. Во избежание каких-либо проблем, связанных с изменением настроек сообщений вы можете воспользоваться возможностями групповой политики. Далее в этой статье вы узнаете о назначении десяти параметров групповой политики, связанных с настройкой электронных сообщений в Outlook.

Теперь приступим к самой настройке (не забываем, что административные шаблоны по управлению параметрами Microsoft Office не являются штатными и для последующей работы вам надо их загрузить с официального сайта Microsoft и поместить в центральное хранилище).

  1. В оснастке «Управление групповой политикой» (Group Policy Management) выберите требуемый объект групповой политики (в моем случае это объект «Microsoft Outlook») и откройте для него редактор управления групповыми политиками. В отобразившейся оснастке следует перейти к узлу Конфигурация пользователя\Политики\Административные шаблоны\Microsoft Outlook 2016\Параметры Outlook\Настройки\Параметры электронной почты (User Configuration\Policies\Administrative Templates\Microsoft Outlook 2016\Outlook Options\Preferences\E-Mail Options). Именно с этим узлом и будут связаны некоторые последующие параметры политики, которые будут рассматриваться в данной статье. На следующей иллюстрации вы можете увидеть все параметры групповой политики, расположенные в текущем узле:

    Узел настройки параметров электронной почты редактора управления групповыми политиками

    Рис. 1. Узел настройки параметров электронной почты редактора управления групповыми политиками

  2. Почтовый клиент Microsoft Outlook позволяет просматривать некоторые типы файлов непосредственно в области просмотра письма, тем самым позволяя не загружать полученное вложение. К таким типам файлов можно отнести изображения, текстовые документы (как обычные txt-файлы, так и документы типа docx), таблицы Excel, презентации PowerPoint, а также схемы, реализованные в Visio. С одной стороны – это очень удобно, однако также эту возможность можно отнести и к потенциальной уязвимости. Так вот, первый параметр, с которым мы будем сегодня иметь дело называется «Запретить предварительный просмотр вложений в Outlook» (Do not allow attachment previewing in Outlook) и он, исходя из его названия, предназначен для отключения возможности предпросмотра. Следовательно, активировав этот параметр (как видно на следующей иллюстрации, устанавливается переключатель на опцию «Включено» (Enabled)) для просмотра полученного вложения пользователю придется сперва загрузить его на свой компьютер, а затем уже открыть при помощи ассоциированного с ним приложения. Между прочим, этот параметр эквивалентен опции «Отключить просмотр вложений» (Turn Off Attachment Preview), которую вы можете найти в группе «Обработка вложений» (Attachment Handling) центра управления безопасностью Outlook.

    Запрещаем пользователям просматривать вложения в самом Outlook

    Рис. 2. Запрещаем пользователям просматривать вложения в самом Outlook

  3. Следующий рассматриваемый в этой статье параметр также связан с настройками центра управления безопасностью Outlook. Параметр «Читать сообщения в формате обычного текста» (Read e-mail as plain text) эквивалентен опции «Читать обычные письма как обычный текст» (Read all standard mail in plain text) на вкладке «Защита электронных писем» (E-mail Security) отключает возможность отображения сообщений электронной почты в формате RTF и HTML. Безусловно, данная настройка повышает безопасность почтового клиента, однако ввиду того, что сейчас по меньшей мере 90% писем приходят в формате HTML, конечный пользователь может столкнуться с тем, что полученные письма будут обладать не совсем читабельным форматом. Следовательно, используйте возможности данного параметра политики на свой страх и риск. Например, в данном примере переключатель этого параметра устанавливается на опцию «Отключено» (Disabled):

    Диалоговое окно параметра политики «Читать сообщения в формате обычного текста»

    Рис. 3. Диалоговое окно параметра политики «Читать сообщения в формате обычного текста»

  4. Параметр «По прибытии новых сообщений» (When the new items arrive) из узла «Дополнительные параметры электронной почты» (Advanced E-mail Options) позволяет вам изменить поведение уведомления почтовым клиентом пользователя во время получения новой почтовой корреспонденции. Как видно на следующем изображении, к таким оповещениям можно отнести подачу звукового сигнала, изменение вида указателя мыши, а также отображение значка конверта на панели задач. Идентичные параметры вы можете обнаружить в группе «Получение сообщения» (Message arrival) на вкладке «Почта» (Mail) диалогового окна параметров Outlook. Для этого параметра политики будут установлены флажки напротив опций «Подать звуковой сигнал» (Play a sound) и «Отображать значок конверта на панели задач» (Show an envelope icon in the system tray). На настроенный параметр политики вы можете посмотреть ниже:

    Настроенный параметр политики поведения уведомлений о новой почте

    Рис. 4. Настроенный параметр политики поведения уведомлений о новой почте

  5. Четвертый параметр, рассматриваемый в данной статье также расположен в узле дополнительных параметров электронной почты и отвечает за настройки отправки сообщений пользователем. К таким параметрам относятся уровень важности отправляемого письма (может быть низкая, обычная и высокая важность), уровень конфиденциальности письма, срок действия сообщения, после которого оно будет считаться просроченным, возможность использования запятых для разделения получателей и многое другое. Все эти параметры можно найти в группе «Отправка сообщений» (Send messages) на вкладке настроек почты Outlook. И вот за все эти настройки отвечает лишь один параметр групповой политики «При отправке сообщений» (When sending a message). В свою очередь, последнюю опцию доступную в текущем параметре групповой политики (параметр добавления свойства ко вложениям) вы можете обнаружить в группе обработки вложений центра управления безопасностью Outlook. Как видно на следующей иллюстрации, данный параметр политики позволяет кастомизировать сразу 8 параметров отправки сообщений:

    Настройка параметров Outlook из группы «Отправка сообщений»

    Рис. 5. Настройка параметров Outlook из группы «Отправка сообщений»

  6. Очередные два параметра можно отнести к группе сохранения сообщений настроек почты клиента Outlook. К таким параметрам относятся опция сохранения переадресованных сообщений, сохранения ответа на сообщение в папке расположения письма, а также опция выбора папки для сохранения еще неотправленного письма. Для настройки первых двух опций вы можете воспользоваться параметром политики «Продолжение сохранения сообщений» (More save messages) из узла дополнительных параметров электронной почты, где установив основной переключатель на опцию «Включено» (Enabled), вы можете отметить соответствующие флажки (см. следующую иллюстрацию). А благодаря параметру «Сохранить сообщения» (Save Messages) вы можете предопределить папку по умолчанию для несохраненных сообщений электронной почты. К таким папкам, как также видно на следующей иллюстрации, относятся папки Входящих сообщений, папка Исходящие, Отправленные, либо папка Черновиков, которая и будет выбрана в текущем примере.

    Настройка параметров сохранения сообщений Outlook

    Рис. 6. Настройка параметров сохранения сообщений Outlook

  7. Следующий параметр групповой политики, на который я хотел бы обратить ваше внимание называется «Обработка сообщений» (Message handling), который находится в основном узле параметров электронной почты. Данный параметр отвечает за управление пятью настройками Outlook, расположенных в разных группах вкладки «Почта» (Mail) диалогового окна параметров Outlook. К таким настройкам относятся опция:
    • «После перемещения или удаления открытого элемента» (After moving or deleting an open item), отвечающая за поведение почтового клиента после выполнения указанного в параметре действия. Этот параметр в графическом интерфейсе можно найти в последней группе «Другой» (Other). В данном случае из соответствующего раскрывающегося списка будет выбрана опция «Вернуться к текущей папке» (Return to the current folder);
    • «Закрывать исходное сообщение при ответе или пересылке» (Close original message when reply or forward). В графическом интерфейсе данный параметр вы можете обнаружить в группе ответов и пересылки. Что даст вам активация этого параметра? В том случае, если данный параметр активирован, то когда пользователь откроет какое-либо письмо и ответит на него либо перешлет другому адресату, то окно с текущим письмом автоматически будет закрыто;
    • «Сохранять копии сообщений в папке «Отправленные»» (Save copies of messages in Sent Items folder). Данный параметр располагается в группе сохранения сообщений, параметры которой настраивались на предыдущем шаге. Параметр используется для того чтобы почтовый клиент мог сохранять все отправленные сообщения. Следовательно, стоит активировать данный параметр;
    • «Автосохранение неотправленных сообщений каждый хх минут (0=не сохранять)» (Autosave unsent every xx minutes (0=No AutoSave)). По умолчанию, когда пользователь начинает писать электронное сообщение, оно автоматически будет сохраняться в папке черновиков каждые три минуты. При помощи данной опции вы можете либо изменить время сохранения письма (в данном случае оно было изменено на 5 минут), либо вообще отключить данную возможность, указав в качестве значения «0»;
    • «Автоматическая очистка текстовых сообщений» (Automatically clean up plain text messages). Последняя опция текущего параметра политики отвечает за опцию удаления дополнительных переносов строк в текстовых сообщениях из группы формата сообщений. После активации данного параметра все лишние переносы строк будут зачищаться. В принципе, острой необходимости в этом параметре я не вижу, поэтому в данном примере этот флажок будет деактивирован;

    На настроенный параметр политики обработки сообщений вы можете посмотреть ниже:

    Параметр политики «Обработка сообщений»

    Рис. 7. Параметр политики «Обработка сообщений»

  8. Благодаря девятому рассматриваемому в этой статье параметру политики вы можете предопределить целый ряд параметров, связанных с отслеживание почтовой корреспонденции. Когда пользователь отправляет важное сообщение и ему критически важно знать о том, что получатель его прочел, используются возможности уведомления о прочтении или о доставке. Эти два типа уведомления отличаются друг от друга и не стоит их путать. В то время как уведомление о доставке позволяет отправителю узнать лишь о том, что сообщение было успешно получено пользователем (но никак не прочитано), уведомление о прочтении говорит о том, что сообщение было открыто. Сами параметры отслеживания позволяют оптимальным образом настроить эти оба типа уведомлений. Для того чтобы предопределить за пользователя настройки обоих типов уведомлений, вам надо в редакторе управления групповыми политиками перейти к узлу «Параметры отслеживания» (Tracking Options) и открыть диалоговое окно свойств параметра «Параметры» (Options). В диалоговом окне свойств текущего параметра политики вы можете обнаружить шесть опций, предназначенных для тонкой настройки отслеживания почтовой корреспонденции. Например, если вы хотите запрашивать для всех отправленных сообщений уведомление о прочтении, вам надо будет установить флажок на опции «Запрашивать уведомление о прочтении всех отправленных пользователем сообщений» (Request a red recipient for all messages a user sends). В данном примере были выбраны максимально щадящие параметры, позволяющие конечному пользователю самостоятельно проставлять уведомления о прочтении и доставке только для тех писем, для которых это действительно необходимо. Диалоговое окно текущего параметра политики вы можете посмотреть на следующей иллюстрации:

    Диалоговое окно параметров отслеживания почтовой корреспонденции

    Рис. 8. Диалоговое окно параметров отслеживания почтовой корреспонденции

  9. Параметры проверки орфографии, прежде всего, важны в том случае, если пользователь каждый день отправляет очень много важной корпоративной корреспонденции и крайне важно, чтобы во всех его письмах не было орфографических ошибок. Для этого в диалоговом окне параметров Outlook есть группа настроек, отвечающая за проверку орфографии. В этой группе вы можете найти два основных параметра: «Всегда проверять орфографию перед отправкой» (Always check spelling before sending) – запрещающего отправить письмо в том случае, если в письме была допущена хотя бы одна ошибка, а также параметр «Пропускать текст исходного сообщения при ответе или пересылке» (Ignore original message text in reply or forward) – игнорирующий возможные ошибки, которые могли быть допущены у отправителя письма. Обе эти опции можно настроить при помощи параметра групповой политики «Общие» (General), который можно найти в узле «Орфография» (Spelling). Как видно на иллюстрации, здесь можно найти обе основные настройки по проверке орфографии:

    Параметры групповой политики по настройке орфографии Outlook

    Рис. 9. Параметры групповой политики по настройке орфографии Outlook

  10. В почтовом клиенте Microsoft Outlook пользователи могут отправлять письма в нескольких форматах: HTML, RTF, а также обычный текст. Максимально удобный формат, естественно, HTML. Для того чтобы пользователь случайно не сбил формат создаваемых писем, можно предопределить эту настройку изначально. Последний рассматриваемый в этой статье параметр групповой политики как раз для этого и предназначен. Для этого, находясь узле параметров Outlook, следует перейти к узлу Сообщение\Формат Интернета\Формат сообщения (Mail Format\Internet Formatting\Message Format) и открыть диалоговое окно свойств параметра политики «Задать формат сообщения» (Set message format). Как видно на очередной иллюстрации, данный параметр политики обладает лишь одним раскрывающемся списком, при помощи которого вы и можете задать формат последующих пользовательских сообщений:

    Настройка формата сообщений электронной почты

    Рис. 10. Настройка формата сообщений электронной почты

На этом рассматриваемые в данной статье параметры групповой политики, отвечающие за настройку почты подходят к концу. Чтобы проверить, правильно ли будут применены настроенные параметры групповой политики, следует закрыть редактор GPME и обновить на целевых компьютерах параметры GPO при помощи команды gpedit /force. После того как в следующий раз в почтовом клиенте Microsoft Outlook будет открыто диалоговое окно параметров клиента, вы можете перейти к разделу «Почта» (Mail) и проверить, станут ли все настроенные ранее параметры недоступны для изменений и правильно ли они настроены. Как видно на следующей иллюстрации, в моем случае параметры Outlook были настроены должным образом:

Диалоговое окно параметров почтового клиента

Рис. 11. Диалоговое окно параметров почтового клиента

Заключение

Сегодня вы узнали о том, как можно настроить параметры почтового клиента Microsoft, связанные с почтовой корреспонденцией. Я рассказал как о самих параметрах групповой политики, так и о настройке идентичных опций посредствам графического интерфейса. Были рассмотрены параметры из групп создания сообщений, оповещения о получении новых сообщений, групп сохранения и отправки почтовой корреспонденции, параметры, которые имели отношение к уведомлению о прочтении и о доставке писем и многое другое.

На этой ноте данная статья подходит к своему завершению. Я надеюсь, что благодаря этой статье вы узнали для себя что-то новое или хотя бы вспомнили о том, как можно выполнить ту или иную настройку этого замечательного почтового клиента. В следующей статье, посвященной настройке Outlook средствами групповой политики вы узнаете о нескольких параметрах, связанных с безопасностью почтового клиента.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *