Централизованное развертывание настроек Microsoft Outlook средствами групповой политики. Часть 5

Как известно каждому человеку, который активно использует Microsoft Outlook, эта программа отвечает не только за работу с электронной почтой (даже несмотря на то, что это основное назначение данного почтового клиента). Microsoft Outlook также обладает функциональным компонентом, который тесто интегрирован с контактами и самой электронной почтой – календарем. Outlook предоставляет пользователю возможность создавать, изменять и удалять календари. Также такие календари можно импортировать из Интернета или из адресной книги, или же можно открыть к календарям доступ для совместного использования со своими коллегами. Более того, благодаря возможностям календарей Microsoft Outlook вы можете при наличии соответствующих полномочий управлять календарями других пользователей; можете просматривать несколько собственных или общедоступных календарей других пользователей, расположив эти календари так, как вам будет удобно с ними работать; можете организовывать подписки на интернет-календари; просматривать расписания всех сотрудников своего отдела или доступность конференц-залов; организовывать собрания, тем самым определяя кому из потенциальных участников должно быть отправлено приглашение; создавать возможные встречи и события, и многое другое.

Также Outlook предоставляет отличные возможности по управлению RSS-каналами. Все вы прекрасно знаете, что RSS представляет собой технологию, при помощи которой такие поставщики информации, как новостные сайты или обычные блоги доставляют информацию своим подписчикам в так называемом стандартном формате. То есть, иначе говоря, поставщик единожды при помощи XML-файла публикует свою информацию, а уже различные клиенты (в том числе Outlook) предоставляют возможность ее просмотра. А вот уже сам способ доставки содержимого RSS называется RSS-каналом. Также, если говорить об этой технологии в двух словах, то еще можно отметить, что приложения, предназначенные для чтения RSS или же, как их называют, агрегаторы RSS, периодически проверяют ресурсы, поддерживающие RSS и, в свою очередь, извлекают из таких ресурсов обновленные записи. Почтовый клиент Microsoft Outlook, естественно, включает в себя возможности агрегатора RSS и полученные RSS-сообщения, в свою очередь, выглядят очень похоже на обыкновенные сообщения электронной почты.

Следовательно, как вы уже догадались, в пятой статье настоящего цикла по настройке параметров Microsoft Outlook средствами функциональных возможностей групповой политики, речь пойдет об управлении параметрами Outlook, связанными с работой календарей и RSS-каналов. Не буду еще сильнее затягивать вступительную часть данной статьи, а сразу перейду к первому разделу стати, а именно к

Работе с календарями и их настройке средствами групповой политики

В общих чертах, о том, что собой представляют календари вы поняли из вступительного раздела этой статьи. На основах работы с календарями я останавливаться не буду, а лишь отмечу, что получить к ним доступ можно посредствам выбора опции «Календарь» (Calendar) на панели навигации Outlook и для выбора конкретного календаря можно в области папок установить флажки напротив требуемых для просмотра календарей. Сейчас же мне хотелось бы остановиться непосредственно на самих настройках и параметрах, связанных с календарями Outlook, которые, естественно, вы можете предопределить при помощи загружаемых административных шаблонов Microsoft Office.

В первую очередь, перед внесением изменений в административные шаблоны Microsoft Outlook, мне хотелось бы отметить, что в самом почтовом клиенте вы можете найти релевантные настройки на вкладке «Календарь» (Calendar) диалогового окна «Параметры Outlook» (Outlook Options). На это диалоговое окно с уже настроенными параметрами вы сможете посмотреть на последней иллюстрации данного раздела настоящей статьи.

Как в предыдущей статье данного цикла я хотел бы обратить ваше внимание на то, что административные шаблоны, связанные с настройкой приложений Microsoft Office, по умолчанию не будут отображаться в редакторе управления групповыми политиками и вам необходимо будет индивидуально их загрузить с официального сайта Microsoft, а затем поместить в центральное хранилище. А сейчас перейдем к настройке календарей Outlook при помощи функциональных возможностей групповой политики. Для этого выполните следующие действия:

  1. Откройте оснастку «Управления групповой политикой» (Group Policy Management) и создайте объект групповой политики, предназначенный для управления настройками календарей и RSS-каналами. В данном примере будет использоваться тот же объект GPO, что и был задействован в предыдущей статье настоящего цикла, то есть, объект «Microsoft Outlook». Так как объект уже создан и привязан к требуемому подразделению Active Directory, можно переходить к оснастке редактора управления групповыми политиками. В отличие от работы с параметрами, связанными с настройкой сообщений электронной почты, которые рассматривались в предыдущий раз, сейчас все параметры политики, связанные с управлением параметрами календарей, находятся в одном родительском узле. Другими словами, находясь в оснастке «Редактор управления групповыми политиками» (Group Policy Management Editor) перейдите к узлу Конфигурация пользователя\Политики\Административные шаблоны\Microsoft Outlook 2016\Параметры Outlook\Настройки\Параметры календаря (User Configuration\Policies\Administrative Templates\Microsoft Outlook 2016\Outlook Options\Preferences\Calendar Options). Как вы видите на первой иллюстрации данной статьи, в этом узле можно найти пять дочерних узлов и двадцать параметров, отвечающих за управление настройками календарей. Далее я постараюсь рассказать вам о некоторых параметрах:

    Узел настройки параметров календарей редактора управления групповыми политиками

    Рис. 1. Узел настройки параметров календарей редактора управления групповыми политиками

  2. Ввиду того что первой группой параметров в графическом интерфейсе является группа «Рабочее время» (Work Time), отвечающая за рабочие часы на календарях, начнем именно с этих параметров. С этими настройками связаны четыре параметра групповой политики. Начну по порядку. Параметр политики «Рабочие часы» (Working hours) отвечает за определение начала и завершения рабочего дня на календарях Microsoft Outlook. Например, для того чтобы установить рабочее время на диапазон между 08:30 утра и 17:30 вечера, как вы видите на следующей иллюстрации, вам следует выбрать из раскрывающихся списков «Время начала» (Start time) и «Время окончания» (End time) соответствующие значения:

     Настройка рабочего времени для календарей Outlook

    Рис. 2. Настройка рабочего времени для календарей Outlook

  3. Следующий параметр называется «Рабочая неделя» (Work week) и он отвечает за определение дней недели, которые будут отмечаться на календарях как рабочее время. К сожалению, возможности этого параметра не настолько гибкие, как в случае с одноименной настройкой в графическом интерфейсе. То есть, как заметно на очередном изображении, здесь вы можете выбрать из раскрывающегося списка «Продолжительность рабочей недели» (Length of work week) лишь один из восьми различных диапазонов, но не можете указать, что, например, рабочими днями ваших пользователей будут «понедельник, среда и пятница». Но так как у большинства людей рабочая неделя начинается в понедельник и заканчивается либо в пятницу, либо в субботу, это ограничение, полагаю, для многих не будет серьезной проблемой. В данном примере было выбрано значение «Понедельник — пятница» (Monday to Friday):

    Определение дней рабочей недели при помощи групповой политики

    Рис. 3. Определение дней рабочей недели при помощи групповой политики

  4. Следующие два параметра – «Первый день недели» (First day of the week) и «1-я неделя года» (First week of the year) отвечают за значение одноименных настроек в графическом интерфейсе. Другими словами, при помощи первого параметра политики вы можете предопределить начало рабочей недели (как видно на четвертой иллюстрации данной статьи – это будет понедельник), а благодаря второму параметру политики установить первую неделю в году. Для того чтобы не плодить в статье множество скриншотов с легкими и очевидными параметрами политики, на следующей иллюстрации, для большего удобства, я объединил эти оба параметра:

    Параметры политики «Первый день недели» и «1-я неделя года»

    Рис. 4. Параметры политики «Первый день недели» и «1-я неделя года»

  5. Следующая группа параметров, которую можно обнаружить в графическом интерфейсе называется «Параметры календаря» (Calendar Options). Здесь вы можете обнаружить параметры, связанные с дополнительными календарями, отправкой приглашений на собрания, параметрами доступности календарей и прочие настройки. Следующие, пять параметров политики, о которых вы узнаете из этой статьи будут связаны непосредственно с этой группой настроек. При желании вы можете настроить Outlook в качестве будильника, который позволит вам не забыть о назначенном собрании. Для этого в графическом интерфейсе есть опция «Напоминания по умолчанию». Аналогичную настройку можно найти и в административных шаблонах групповой политики. Для этого воспользуйтесь параметром политики «Параметры по умолчанию для элементов календаря» (Calendar items defaults). Как вы видите на соответствующей иллюстрации, для настройки времени напоминания вам следует установить переключатель на опцию «Включено» (Enabled), а затем в текстовом поле введите требуемое количество минут. Например, в этом случае было указано значение 15 минут:

    Настройка напоминания по умолчанию при помощи групповой политики

    Рис. 5. Настройка напоминания по умолчанию при помощи групповой политики

  6. Следующим рассматриваемым сегодня параметром групповой политики будет параметр «Разрешать участникам выбирать другое время собрания» (Allow attendees to propose new times for meetings you organize). Отключив данный параметр политики (для этого достаточно установить переключатель на опцию «Отключено» (Disabled)) вы тем самым запретите пользователям изменять время для ваших собраний. Не будем так сильно ограничивать пользователей и просто установим переключатель на опцию «Включено» (Enabled);
  7. В том случае, если вы получаете приглашение на собрание, то вы можете ответить, устраивает ли вас время проведения собрания. То есть, вы можете либо его принять, либо отклонить, либо указать, что вы еще не уверены, сможете ли его посетить в указанное организатором время. По умолчанию в группе «Параметры календаря» (Calendar Options) настроек Outlook установлено значение «Под вопросом» (Tentative), однако вы можете предопределить это значение. При помощи параметра политики «Использовать при предложении нового времени» (Use this response when you propose new meeting times) вы как раз можете установить значения указанного параметра. Например, в этом случае, как видно ниже, из раскрывающегося списка будет выбрана опция «Принять» (Accept):

    Параметр политики «Использовать при предложении нового времени»

    Рис. 6. Параметр политики «Использовать при предложении нового времени»

  8. При желании, помимо основного отображения дат на ваших календарях, вы можете еще включить отображение и формат дат при помощи дополнительного календаря, причем независимо от формата отображения дат. К таким календарям относятся английский, японский, китайский, арабский, тайский, корейский, еврейский, персидский, а также хинди-календарь. В принципе, можно вовсе отключить эту опцию, чтобы пользователь по случайности не добавил себе отображение дат от постороннего календаря. Для этого можно воспользоваться параметром политики «Параметры дополнительного календаря» (Secondary calendar settings). Несмотря на то, что в данном случае переключатель будет установлен на опции «Отключено» (Disabled), для наглядности на следующем изображении вы можете посмотреть на доступные опции:

    Возможные варианты выбора дополнительного календаря

    Рис. 7. Возможные варианты выбора дополнительного календаря

  9. Последний параметр политики, рассматриваемый из данной группы, называется «Отправлять приглашения на собрания в Интернете в формате iCalendar» (Send Internet meeting requests using iCalendar format). При помощи этого параметра политики вы можете управлять состоянием флажка «При отправке приглашений на собрание за пределы организации использовать формат iCalendar» (When sending meeting requests outside of your organization, use the iCalendar format). Следовательно, для того чтобы автоматически включить эту опцию без возможности ее отключения надо в диалоговом окне свойств данного параметра политики установить переключатель на опцию «Включено» (Enabled);
  10. Довольно удобной опцией, на мой взгляд, является отображение номера недели на календаре. Для того чтобы включить эту возможность при помощи графического интерфейса вам надо на вкладке «Календарь» (Calendar) диалогового окна параметров Outlook перейти к группе «Параметры отображения» (Display options) и установить переключатель напротив опции «Показывать номера недель в представлении календаря и календарике» (Show week numbers in the month view and in the Date Navigator). Эти же действия можно выполнить и при помощи возможностей групповой политики. Для этого откройте диалоговое окно свойств параметра политики «Номера недель календаря» (Calendar week numbers) и установите переключатель на опцию «Включено» (Enabled);
  11. Последние параметры календаря, которые будут рассмотрены в этой статье имеют отношение к параметрам панели прогноза погоды, которая отображается в модуле календаря на последующие трое суток. По умолчанию город для отображения прогноза погоды не будет соответствовать с вашим расположением, но когда пользователь его настроит при помощи соответствующего раскрывающегося списка, эти параметры будут сохранены в профиле пользователя. Более того, несмотря на то, что пользователь может указать эту локацию, а также в диалоговом окне параметров Outlook можно выбрать формат отображаемой температуры (градусы по Цельсию или градусы по Фаренгейту), при помощи групповой политики вы можете настроить лишь возможность отображения прогноза погоды, частоту обновления прогноза, а также определить службу, предоставляющую прогноз погоды. Например, если вы хотите изменить частоту обновления прогноза погоды со 120 минут на 150, вам следует открыть диалоговое окно параметра политики «Частота обновления панели прогноза погоды» (Weather Bar Update Frequency) и, как видно на следующей иллюстрации, при включенном состоянии параметра политики в поле «Частота обновления (в минутах)» (Update frequency (in minutes)) укажите требуемые 150 минут. Обратите внимание на то, что минимально допустимое значение может быть 120 минут. А если вы хотите, чтобы ваши пользователи не смогли отключить панель прогноза погоды, установите для параметра политики «Отключить панель прогноза погоды» (Disable Weather Bar) переключатель на опцию «Отключено» (Disabled).

    Параметры изменения частоты обновления панели прогноза погоды

    Рис. 8. Параметры изменения частоты обновления панели прогноза погоды

Можно обновить на пользовательском компьютере параметры групповой политики и проверить, правильно ли применились вносимые нами изменения. Как вы можете увидеть на следующей иллюстрации, все предустановленные при помощи функциональных возможностей групповой политики параметры были корректно настроены:

Настроенные при помощи групповой политики параметры календаря

Рис. 9. Настроенные при помощи групповой политики параметры календаря

На этом в рамках текущей статьи настройка параметров календарей при помощи групповой политики подходит к концу. Следовательно, можно перейти к следующему этапу данной статьи, а именно к

Настройке RSS-каналов при помощи групповой политики

Как и в случае с календарями, о такой технологии как RSS и об RSS-каналах в частности, я вкратце рассказал во введении, поэтому сейчас я предлагаю остановиться непосредственно на возможностях управления RSS-каналами и, естественно, на настройке RSS при помощи групповой политики. Единственное, что можно отметить, так это метод добавления RSS-каналов в почтовом клиенте Microsoft Outlook. Для этого вам нужно открыть диалоговое окно настройки учетных записей (Account Settings), перейти на вкладку «RSS-каналы» (RSS Feeds), нажать на кнопку «Создать» (New) и в соответствующем диалоговом окне ввести URL-адрес соответствующего RSS-канала.

Теперь перейдем к настройке параметров RSS-каналов при помощи групповой политики. В данном примере будет использоваться тот же объект групповой политики, который и фигурировал в предыдущем разделе данной статьи. Следовательно, для выполнения дальнейших операций нам понадобится оснастка редактора управления групповыми политиками.

По сути, параметров групповой политики, которые связаны с управлением RSS-каналов в административных шаблонах Microsoft Office не так уж и много, если говорить точнее – то их всего лишь 8. Вы их можете обнаружить в узле Конфигурация пользователя\Политики\Административные шаблоны\Microsoft Outlook 2016\Настройка учетных записей\RSS-каналы (User Configuration\Policies\Administrative Templates\Microsoft Outlook 2016\Account Settings\RSS Feeds). Рассмотрим несколько параметров политики из данного узла:

  1. Первый рассматриваемый в этом разделе параметр политики называется «Отключить функцию RSS» (Turn off RSS feature) и он отвечает за отключение данной функциональной возможности. Следовательно, для того чтобы эта технология была всегда включена, вам нужно будет в диалоговом окне свойств этого параметра политики установить переключатель на опцию «Отключено» (Disabled);
  2. Также вы можете указать своим пользователям предустановленные RSS-каналы, которые принудительно будут включаться в их учетных записях. Для этого предназначен параметр политики «RSS-каналы по умолчанию» (Default RSS Feeds). Как вы видите на следующей иллюстрации, помимо установленного переключателя на опцию «Включено» (Disabled) вам нужно еще нажать на кнопку «Показать» (Show) и в диалоговом окне «Вывод содержания» (Show Contents) указать название добавляемого RSS-канала, а также его URL-адрес. Обязательно обратите внимание на то, что в данном поле вы должны вместо протокола HTTP:// ввести URL-адрес канала в следующем формате: feed://адрес_подписки (например, feed://gpo-planet.com/?feed=rss2). Таким образом Outlook будет воспринимать этот URL-адрес как XML-файл RSS. На диалоговое окно определения RSS-каналов пользователей по умолчанию вы можете посмотреть ниже:

    Добавление RSS-каналов по умолчанию при помощи групповой политики

    Рис. 10. Добавление RSS-каналов по умолчанию при помощи групповой политики

  3. Помимо этого, вы можете позволить почтовому клиенту отображать статьи из RSS-каналов не в текстовом, а в HTML-формате, а также загружать локально копию статьи. Также Outlook может загружать вложения из отображаемых статьей. По умолчанию обе эти возможности отключены. Для того чтобы их включить вы можете воспользоваться двумя различными параметрами политики: «Загружать полный текст статей в виде вложений HTML» (Download full text of articles as HTML attachments) и «Автоматически загружать вложения» (Automatically download enclosures). Так как у этих параметров политики нет каких-либо дополнительных опций, а в данном случае будут включены обе эти возможности, для обоих этих параметров политики будут установлены переключатели на опцию «Включено» (Enabled);
  4. За обновление статей в RSS-каналах в почтовом клиенте Microsoft Outlook отвечает функция интервала синхронизации. Этот интервал может быть настроен либо пользователем, что в конечном счете может сказаться на производительности Outlook, либо можно довериться издателю и позволить обновлять статьи согласно интервалу, рекомендованному самим издателем канала, что без сомнения очень удобно. Для того чтобы предопределить данную настройку вы можете воспользоваться параметром политики «Переопределить интервал синхронизации публикации» (Override published sync interval). Чтобы принудительно позволить издателю управлять интервалом синхронизации, установите переключатель на опцию «Отключено» (Disabled). Обратите внимание на то, что как в случае с этим, так и с предыдущими параметрами политики из данного узла, ваш выбор скажется на всех RSS­-каналах, которые когда-либо будут добавлены вашими пользователями;
  5. Для совместного использования RSS-каналов в различных приложениях (как правило, это Outlook и браузер) операционная система Windows оснащена так называемым «Общим списком каналов» (Common Feed List). Этот список будет использоваться в качестве общего расположения RSS-каналов и, как только пользователь добавит любой программе из списка доступных приложений новый RSS-канал, этот канал будет синхронизирован с остальными программами. При помощи графического интерфейса опцию включения Outlook к списку CFL можно обнаружить на вкладке «Дополнительно» (Advanced) в группе «RSS-каналы» (RSS Feeds) диалогового окна параметров Outlook. Если вы хотите автоматически, скажем, отключить эту возможность при помощи групповой политики, вам следует воспользоваться параметром политики «Синхронизировать RSS-каналы Outlook с общим списком каналов» (Synchronize Outlook RSS Feeds with Common Feed List). Чтобы отключить данную возможность (как показано в данном примере), установите переключатель на опцию «Отключено» (Disabled).

После того как значения всех настраиваемых параметров будут установлены, можно закрыть редактор управления групповыми политиками. Следующим делом остается переключиться к клиентскому компьютеру, обновить на нем параметры политики и проверить, правильно ли все было настроено. Как вы видите на последней иллюстрации данной статьи, RSS-канал был добавлен, а также в диалоговом окне параметров RSS-канала предопределены три опции, о которых шла речь в этом разделе.

Диалоговое окно параметров добавленного при помощи групповой политики RSS-канала

Рис. 11. Диалоговое окно параметров добавленного при помощи групповой политики RSS-канала

Заключение

В этой статьи данного небольшого цикла, посвященного автоматизации настройки почтового клиента Microsoft Outlook средствами групповой политики, вы познакомились с параметрами политики, отвечающими за настройку календарей и RSS-каналов. Были подробно описаны процесс настройки рабочего времени в Microsoft Outlook, вы узнали о параметрах календаря, связанных с управлением собраниями и дополнительными календарями и еще о нескольких настройках, позволяющих сделать календари ваших пользователей несколько удобнее. Более того, вы узнали о том, как можно добавить для учетных записей Microsoft Outlook RSS-каналы по умолчанию и как их можно настроить для удобного последующего отображения.

На этом моменте данная статья заканчивается. Надеюсь, что вас заинтересовали настройки рассмотренных сегодня компонентов Microsoft Outlook при помощи групповой политики. В следующих статьях данного цикла вы познакомитесь со многими параметрами, позволяющими сделать почтовый клиент ваших пользователей максимально удобным и безопасным. До скорых встреч!

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)
Централизованное развертывание настроек Microsoft Outlook средствами групповой политики. Часть 5, 10.0 out of 10 based on 1 rating

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *